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Introdução

Os itens de um orçamento efectuado em Candy podem ser vinculados às actividades de um programa de planeamento Candy. Uma vez que o vínculo é estabelecido, os valores de custo e de venda e as quantidades de trabalho e de recursos, previstos no orçamento, podem ser projectados ao longo do período do projecto e analisados usando os utilitários do módulo de Previsão.

Um item do orçamento pode ser atribuído a múltiplas actividades, especificando a quantidade atribuída a cada actividade e em que período da actividade deve ser considerado.

Em resultado deste processo de vinculação temos um Mapa de Quantidades e Preços com um Programa de Trabalhos associado. Deste modo, o programa sabe que item ou itens do orçamento e respectivas quantidades associadas deve distribuir sobre uma actividade. Com esse conhecimento, o orçamento pode ser exibido mostrando a previsão do custo a ser despendido em cada mês do programa. Previsões também podem ser feitas para as quantidades do item, estimativa de recursos, por naturezas de custos (Códigos de Custos) e por local da obra (Bill Codes), etc..

Uma vez que o Orçamento está ligado, dinamicamente, ao programa de planeamento, todos os resultados e os dados da orçamentação podem ser apresentados em relação ao calendário do programa. Quaisquer alterações ao programa ou ao orçamento irão afectar as previsões.

Métodos de ligação

Dependendo da informação e disponibilidade de tempo, a ligação pode ser estabelecida usando três métodos a seguir descritos.

Criar o PROGRAMA directamente a partir do mapa de quantidades

O Orçamentista necessita de uma previsão expedita – Não é o melhor método, mas é rápido e bastante preciso. Os Itens da “LPU” não dão uma boa indicação de como o trabalho deve ser feito mas, apenas, uma medição do trabalho. O Planeamento é baseado em actividades. Esse processo vincula, automaticamente, os itens do Orçamento às actividades do Planeamento.

A partir do PROGRAMA cria-se um do mapa de quantidades

Por exemplo, num projecto de concessão/construção, onde um Orçamento pode ser criado e preçado a partir de um Programa. Este processo liga automaticamente as actividades do Planeamento ao Orçamento.

Ligar um Orçamento a um Programa existente

Este método pode ser mais demorado, mas é o mais preciso. O Orçamento efectuado em Candy inclui os preços de custo e de venda e os recursos utilizados, e o Programa inclui as durações das actividades e a sequência.

Este último método de ligação será usado neste documento.

Resumo do Programa

O programa efectuado pelo técnico de Planeamento para o projecto, focaliza a forma como o trabalho vai ser executado. Contém várias actividades detalhadas, com durações variadas e até tão curtas quanto um dia. Este programa é usado para controlar o trabalho com actualizações regulares – quinzenalmente, semanalmente ou mesmo diariamente.

O objectivo do técnico responsável pelo Planeamento e Controlo é a avaliação do trabalho executado, em termos de quantidades e custos, o que normalmente é efectuado mensalmente. Pode ser efectuada uma ligação com o detalhe de todas as actividades aos itens do orçamento, mas isso pode ser um processo demorado.

Como o interesse do técnico do planeamento e controlo, numa primeira fase, incide sobre os grandes números, a recomendação é a criação de um “programa financeiro “com base no resumo do programa detalhado. Este programa terá as mesmas datas que o programa do planeamento mas com menos detalhe, fazendo com que a ligação seja menos demorada mas, ainda assim, consiga fornecer o resultado final desejado.

A seguir será explicado como criar um programa, com uma síntese do programa detalhado e com os dados recebidos do planeamento.

Um programa bem planeado será resumido hierarquicamente (estrutura analítica também conhecida como WBS). Poderá pedir ao técnico do Planeamento para imprimir um relatório com o resumo do programa.

É recomendado que o programa seja resumido ao nível 2 ou 3.

Os níveis mais baixos irão fornecer mais detalhe que, no entanto, poderá não ser necessário. Neste exemplo, é usado um programa resumido a um nível 2.

Figura 1 – Relatório com o Resumo do Programa de Planeamento

Criar um novo programa

O resumo do Programa deve ser criado no mesmo Trabalho que contém o Orçamento. Para criar um novo programa no Trabalho actual, seleccione o separador com o módulo Planeamento (Planning). Depois seleccione Principal > Gestor de Programas.

No selector “Gestor de Programas” seleccione o menu Programa> Novo> Novo Programa, para criar um novo programa.

Escreva em Program name o nome do Programa de Trabalhos.

Seleccione a data de Início em Program start – certifique-se que a data de início do programa = à data mais cedo de início do Programa de Trabalhos.

Seleccione o dia de início da semana e o nº de dias úteis de trabalho por semana, o mesmo do Programa de Trabalhos.

Certifique-se que esta selecção condiz com a que se encontra no Programa de Trabalhos detalhado.

Depois de criar o Programa, faça duplo clique no nome do Programa para o abrir.

O nome do Programa será exibido na barra de ferramentas do Planeamento.

Adicionar feriados ao Calendário

Para garantir que o programa resumido tem as mesmas datas que o programa detalhado, os dias feriados e/ou os “dias não-trabalho” autorizados, existentes no programa detalhado, devem ser definidos no programa resumido. Peça ao técnico do planeamento para fornecer uma lista dos feriados considerados no Calendário do projecto (PC) ou para imprimir um relatório do Planificador Anual como se mostra a seguir.

Para inserir os “feriados” e “dias não-trabalho”, seleccione Principal > Calendários. Na coluna do calendário PC destaque o dia de trabalho que pretende alterar para um feriado e prima o botão Set holiday para definir a alteração no número de dias de trabalho, face ao novo feriado.

Feche o documento do calendário quando terminar. As alterações serão guardadas.

Criar actividades, datas e durações

Uma maneira fácil de introduzir os dados da actividade, é usar um modelo de documento especificamente para esta finalidade.

Seleccione o menu Documentos para abrir os Documentos de Planeamento. Seleccione New (Novo) no rodapé do selector de documentos, para abrir a lista com os modelos de documentos.

Seleccione o documento “7.2 Enter Activity Dates

Digite os números exactos das actividades e as descrições, conforme o relatório do Planeamento resumido. Digite as datas de início e fim e o computador irá gerar a duração. Ou digite a data de início e duração e o computador irá gerar a data de conclusão.

As datas podem ser escritas no formato numérico “14 01 11” e serão apresentadas como “14 Jan 11” na coluna da data.

Escreva a seguinte informação conforme apresentado no relatório do Planeamento resumido. Note que ainda existem alguns níveis de títulos e estes tipos de actividade são criados com a introdução de um número (ex: “1”) na coluna “T” (tipo).

Actividades normais serão mostradas com um “B” na coluna Tipo, gerado pelo computador. Não é requerida nenhuma ligação lógica entre as actividades.

Activity

Number

Activity Description

Duration

Start

Finish

A000

SITE ESTABLISHMENT

15

04 Jan 10

22 Jan 10

A030

FAN FOUNDATION (SECTION 2)

A040

EARTHWORKS

130

18 Jan 10

20 Jul 10

A100

FOUNDATIONS

130

15 Mar 10

14 Sep 10

A160

SUPERSTRUCTURE

130

12 May 10

09 Nov 10

A220

STORMWATER DRAINAGE

100

12 Apr 10

31 Aug 10

A300

FAN INSTALLATION

55

25 Aug 10

09 Nov 10

A350

SUB – STATION (SECTION 3)

A360

EARTHWORKS

45

15 Feb 10

20 Apr 10

A400

FOUNDATIONS

40

21 Apr 10

15 Jun 10

A430

SUPERSTRUCTURE

95

19 May 10

28 Sep 10

A490

FINISHES

60

29 Sep 10

13 Jan 11

A540

EXTERNAL WORKS

60

21 Apr 10

13 Jul 10

A570

CONTRACTUAL HANDOVER

A580

HANDOVER COMMISSIONED FAN

1

10 Nov 10

10 Nov 10

A600

HANDOVER SUB-STATION

1

14 Jan 11

14 Jan 11

Nota: os títulos resumo de nível 2, do programa principal, são inseridos como actividades neste programa, enquanto os títulos de nível 1 se mantêm como títulos de actividades. Isto é referenciado pela inscrição do número “1” coluna (T) do tipo de actividade.

Ligar o Mapa de Quantidades ao Planeamento resumido

O módulo de “Previsão” será usado para ligar os itens do Orçamento às actividades do Planeamento. Para assegurar a correcta previsão monetária, todos os itens do orçamento com valor em dinheiro devem ser ligados às actividades.

Ligar digitando os números das actividades

No módulo de Previsão, seleccione Documentos > Documentos de previsão> para abrir o gestor de documentos. Abra o documento “3.1 BOQ with Activity allocations“.

Coloque este documento da metade superior do ecrã, usando o ícone

Com o documento nessa posição, seleccione Documentos > Documentos de Previsão> e abra o documento “3.2 Activities with BOQ Allocations“.

Coloque este documento da metade inferior do ecrã, usando o ícone

Ambos os documentos ficarão, agora, visíveis no ecrã.

Um método de ligação entre as Actividades do Planeamento e os Itens do Orçamento, é escrevendo os números de actividade junto ao item relevante, no documento do ecrã “3.1 BOQ with activity allocation“.

Nota: para ajustar o calendário para uma escala menor, aceda ao menu “Gráfico de barras” e seleccione”Ajustar escala do calendário”. Deslize a escala para “1” para obter uma menor escala (ou clique na área do gráfico e ajuste a escala com a roda do rato, enquanto mantém premida a tecla CTRL).

Ao digitar o número da actividade ao lado de um item, a Quant. total do item será atribuída a esta actividade. Um item pode atribuir a sua quantidade a muitas actividades – basta inserir linhas adicionais (CTRL + INSERT) abaixo do item e escrever os números das actividades adicionais, abaixo da linha do item.

Mostrar só a primeira linha da descrição do Item, no documento “3.1 BOQ with activity allocation”, seleccionando Ver > Itens > Ver 1ª linha da Descrição

Método Arrastar e Largar

Itens do Orçamento e Actividades do Planeamento também podem ser ligados com o rato, arrastando e largando uns sobre os outros. Seleccione e destaque os Itens do Orçamento e, em seguida, arraste-os e solte-os nas Actividades aplicáveis, como se mostra abaixo.

O inverso também é possível. Ou seja, seleccione / destaque as actividades abaixo e, em seguida, arraste e solte-as sobre o item aplicável.

Ajustar a distribuição sobre a barra

Por omissão, a quantidade do Item afecta à Actividade é atribuída/distribuída ao longo da duração total da Actividade. Isso é indicado nas colunas “% Start Offset” = 0% e “% End Offset” = 100%. A barra de distribuição com a respectiva % de deslocamento em relação à(s) extremidade(s), também é mostrada no interior da barra da Actividade.

A % de deslocamento da barra de distribuição pode ser ajustada se a Quantidade do Item não é aplicável durante a duração total da Actividade, mas apenas numa parte do período da Actividade.

(Por exemplo, o betão de limpeza (blinding) só é aplicado nas fundações durante os primeiros 60% da duração da Actividade “Execução de Fundações” e não durante a duração total desta.

– Início % offset = 0 – Fim % offset = 60%)

Distribuição proporcional

Várias actividades podem ser ligadas a um único Item do Orçamento. Quando a primeira actividade é ligada a um Item, TODA a quantidade do Item é atribuída a esta primeira actividade.

As outras actividades ligadas não terão qualquer quantidade atribuída. Esta situação pode ser corrigida, ajustando-se, manualmente, a Quantidade atribuída a cada actividade, ou efectuando uma distribuição proporcional por todas as actividades ligadas ao Item, através do menu “Distribuição proporcional”

Seleccione o Item/Itens ligados a mais de uma Actividade. Clique com o botão direito do rato sobre os Itens marcados > Distribuição proporcional > Processar todos os Itens…

Antes da distribuição proporciona

Após a distribuição proporcional.

Filtrar Quantidades atribuídas a Mais ou a Menos

Verifique a eventual diferença das quantidades atribuídas, depois de ter concluído a distribuição dos Itens sobre as actividades vinculadas.

Clique com o botão direito do rato no título da coluna “Qtd. Total – Acima (-)/Abaixo (+)“> Filtrar atribuições mais / menos“.

Serão mostrados todos os itens não ligados às actividades. Ligue-os.

Se todos os Itens estiverem ligados, será exibida a seguinte mensagem:

Vistas das Previsões e relatórios

Quando todos os itens do orçamento, com valores monetários, estiverem ligados às actividades, vários documentos e relatórios, mostrando previsões de valores, de quantidades de trabalho e de recursos, encontram-se disponíveis no módulo de “Previsão“.

Os dois quadros a seguir mostram a projecção dos valores “Secos” mensais de acordo com os Itens do Orçamento e de acordo com as Actividades do Planeamento:

Lembre-se de calcular os documentos resumidos, tais como o “Cost code budget” (Plano de Tesouraria ordenado por códigos de natureza analítica), sempre que houver alterações.

Avaliação da Produção (progresso do orçamento)

A Avaliação da Produção em Candy é utilizada para a fase após adjudicação de uma obra. O Orçamento criado em Candy fica disponível para ser usado na Avaliação da Produção. A única diferença entre a Orçamentação e a Avaliação da Produção é a existência de colunas extra para as quantidades executadas e a executar (reais, facturadas…) e os respectivos relatórios de avaliação.

Configuração inicial do Auto de Produção

Seleccione Principal > Configuração do Auto > Configurar Auto seguinte

Escreva a data do Auto, número e título

Escolha as opções “Cost and Allowable” (recomenda-se que mantenha o padrão).

Note: Estas opções podem ser alteradas posteriormente, se necessário.

Quantidades do Auto

Registe as quantidades de produção a valorizar, para o período de avaliação em curso.

Abra uma Folha de Cálculo de Quantidade para a quantidade real executada de um item, clique com o botão direito> Calc-sheets > Mostrar calc-sheets de Quantidade. Ou faça duplo clique na respectiva célula da Quantidade para abrir a folha-cálculo e registar as quantidades (também pode indicar a % de progresso das quantidades já anteriormente calculadas).

Quando todas as quantidades de produção foram inseridas, diversos relatórios estão disponíveis no” Gestor de Relatórios da Produção”, para impressão e análise.

Progresso do Programa de Planeamento

Se o Orçamento estiver vinculado ao Programa de Planeamento, a previsão de custos pode ser exibida em relação ao período de tempo restante para a conclusão da obra (Note: Estas previsões já são efectuadas de acordo com os rendimentos actuais da Produção e respectivos custos dos recursos, actualizados à data).

É necessário actualizar o programa e sincronizar o progresso do programa com o progresso das quantidades registadas no Auto.

Nota: A data de avaliação e a data de actualização do programa (TimeNow) deve ser a mesmo, para mostrar as informações correctas.

O responsável pelo planeamento irá actualizar o seu programa detalhado e pode fornecer ao controlador da produção apenas um relatório de síntese dessa actualização. Este relatório deve incluir as datas de Início Actual e de Fim Actual (datas reais), bem como a Duração Restante.

Definir data do Balizamento (TimeNow)

Seleccione o módulo de Previsão> Principal> Seleccionar programa ligado ao orçamento. Abra o documento de Previsão “5.1 Gráf. Barras c/ Progresso“.

Seleccione Progresso > Registar TimeNow

Escreva a data do Balizamento (TimeNow) – lembre-se que esta data deve ser a mesma data considerada no Planeamento e no Auto de Medição, referente ao período.

Com a primeira actualização, será guardado o Programa Base.

Registe as Datas Actual (reais) e a Duração Restante

Usando as informações do Planeamento condensado, registe as datas Actual de Início (Start) e Fim (Finish) – se actividade tiver sido concluída – ou a Duração Restante (Rem Durn) se a actividade está por concluir.

Lembre-se de Calcular quando terminar.

As datas também podem ser inscritas em formato numérico “14 01 11” e serão exibidas como “14 Jan de 11”, na coluna da data

Sincronizar o Progresso das Quantidades de Produção com as durações do Planeamento

As quantidades propostas pelo progresso registado no Programa e as quantidades medidas no Auto de Produção podem ser diferentes em alguns itens. Estas quantidades de progresso precisam de ser sincronizadas para darem informações correctas.

Compare as diferenças de Progresso

Abra o documento de Previsão “5.3 Update Valuation and Allocated Quantities”.

A diferença entre a coluna Quantidade Actual e Qtd. à data do Programa é exibido na coluna Atribuído à data – Acima (-) / Abaixo (+).

Resolver diferenças de Progresso

Como a quantidade do Auto é medida pelo medidor/controlador da Produção e a quantidade do planeamento é calculado pelo computador, consideramos que a medição efectuada pelo medidor é mais exacta e ajustamos a quantidade do planeamento para que seja idêntica à quantidade real executada.

As quantidades restantes a executar serão distribuídas pelas durações restantes das actividades vinculadas.

Nota: A duração restante da actividade NÃO é ajustada neste processo.

Seleccione Ferramentas > Actualizar Qtd Restante calculada pelo Auto.

Ajuste Qtds. atribuídas com arredondamento das diferenças (se necessário)

Com o arredondamento dos valores, poderá obter, ainda, alguma pequena quantidade exibida nas colunas das diferenças.

Essas diferenças podem ser ajustadas pela substituição manual dos valores nas colunas “Qtd Atribuída à data” ou “Quant. Restante”. É importante que as duas colunas das “diferenças” fiquem em branco. Desta forma, sabemos que o progresso do planeamento e a medição das quantidades executadas estão sincronizados.

Nota: Assegure sempre que as duas colunas com a indicação “Acima” e “Abaixo” estão em branco, antes de analisar e imprimir relatórios.

Se a coluna “Atribuído à data” está em branco = o Progresso entre o Auto de Produção e o Planeamento estão em sincronia.

Se a coluna da “Quant. Total” estiver em branco = Todas as quantidades dos itens foram atribuídas (incluindo as alterações às quantidades Final, bem como as dos Itens com as Variação Adicionais, acrescentadas mais tarde).

Previsões – Vistas e relatórios

Quando o progresso está sincronizado, vários documentos e relatórios podem ser impressos mostrando a relação do tempo para concluir, com as quantidades mensais a produzir (assim como os valores de custo e de venda, quantidades de recursos…).

A seguir, é mostrado um Plano de Tesouraria, com a previsão do custo mensal, com base nos códigos de custo de natureza analítica, usados no sistema de contabilidade. Na coluna “To Date Feb 2010” estão os valores realizados até esta data. A partir de Março 2010, encontram-se os valores referentes aos trabalhos a executar, recalculados e distribuídos pelas durações restantes.


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