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Com alguma frequência somos confrontados com alterações introduzidas pelo dono de obra (durante a fase de concurso), do mapa de quantidades existente. Essas alterações podem implicar a rectificação dos dados existentes, a eliminação de dados ou a inclusão de novos dados.

Antes de proceder a qualquer modificação no presente Trabalho, deve efectuar uma cópia de segurança. Pode efectuar uma cópia rápida através dos seguintes menus:

A importação de Adendas pode ter que ser efectuada essencialmente por dois motivos:

  • Substituição do mapa de quantidades por um novo mapa.
  • Actualização do mapa de quantidades por um novo, com a indicação dos respectivos erros e omissões.

Quando tal acontece, num orçamento que tem bastante trabalho executado e que, no final, se pretende exportar os preços de venda para o ficheiro do cliente, pode proceder-se da seguinte forma:

Preparação do mapa de quantidades em excel

Preparar a nova listagem, para que seja possível fazer a sua importação para o Candy. Se for necessário exportar, no final do orçamento, os preços de venda para o ficheiro do cliente, deve renumerar-se uma coluna com a indicação das linhas do ficheiro de Excel.

Importação da listagem para o candy

A transferência dos dados do Excel para o Candy será feita normalmente (ver notas técnicas 01a e 04) para um trabalho novo.

NOTA: As quantidades devem de ser importadas como “Billed” quando se pretende substituir o mapa de quantidades existente e como “Final” quando se pretende corrigir o mapa de quantidades com os erros e omissões aceites pelo dono de obra.

Definir o trabalho com as alterações como “master”

Aceder ao trabalho em curso e definir, como Master, o trabalho com as alterações. Para tal deve clicar-se no ícone e no quadro que aparece clica-se em . No quadro seguinte selecciona-se o trabalho pretendido e clica-se em .

Aceder ao “addendum merging” (Integrador de Adendas)

Na linha de comandos deve aceder-se a Bill Prep (Preparar Lista), seleccionar Bill Addendum Merger (Integrador de Adendas) e escolher Bill Addendum Merger (Integrador de Adendas) quando se pretende substituir o mapa de quantidades por um novo mapa e escolher Bill Addendum Merger (Final qty) quando se pretende actualizar o mapa de quantidades existente com os erros e omissões enviados pelo dono de obra.

Nas primeiras colunas do documento que aparece, tem-se acesso à informação existente em ambos os trabalhos. Na penúltima coluna, aparecem as discrepâncias detectadas e na última coluna as alterações que serão efectuadas.

Notas importantes

O documento “addendum merger document” (Integrador de Adendas) serve para comparar o articulado do Trabalho com o articulado da Adenda (Master).

Com base nesta análise, o utilizador dá instruções sobre as operações a serem efectuadas pelo sistema e, ao executar a função Update the Bill (Actualizar o Orçamento), o Trabalho é actualizado em função das mesmas.

O processo pode ser interrompido a qualquer altura, mas as instruções acumuladas até esse ponto têm de ser assumidas, recorrendo à função Update the bill to this point (Actualizar o Orçamento até este ponto).

Se, por exemplo, tentar sair do documento, para voltar ao articulado, aparece um aviso de alerta indicando que as instruções acumuladas até esse ponto, irão ser eliminadas!

Deve escolher-se a opção (para interromper a acção) e, antes de prosseguir, assumir as instruções acumuladas até esse ponto através da função Update the bill to this point.

A única diferença entre substituir um mapa de quantidades por um mapa novo, ou actualizar o mapa existente com os erros e omissões, está nos artigos que são eliminados. Quando se pretende substituir o mapa de quantidades, por um novo mapa, os artigos são para eliminar (opção Delete Job item) e quando se pretende actualizar o mapa de quantidades com erros e omissões, os artigos a eliminar são para manter (opção Ignore Job item). Assim podem ser impressos na listagem com os erros e omissões.

Ajustamentos ao trabalho em curso

Da análise das alterações, verifica-se que:

  • – A primeira linha do Master é para ignorar;
  • – Que existe alteração na quantidade do betão de limpeza;
  • – Que existe mais um artigo de betão;
  • – Que foi removido um artigo na cofragem (artigo a remover quando se pretende substituir o mapa de quantidades e a ignorar quando se pretende actualizar o mapa de quantidades com os erros e omissões)
  • – Que foram acrescentados os capítulos ARMADURAS E TUBAGENS.

Nas linhas onde se verificar alguma alteração na coluna Differences, clica-se com o botão direito do rato.

No selector que aparece existem as seguintes opções:

  • – Insert Addendum item – Insere o novo artigo da Adenda (Master);
  • – Replace Job item – Actualiza o artigo, a descrição, a unidade e a quantidade do Trabalho com a informação existente na Adenda;
  • – Delete Job Item – Remove o artigo do Trabalho;
  • – Ignore Job Item – Ignora o artigo do Trabalho;
  • – Ignore Addendum Item – Ignora o artigo da Adenda;
  • – Undo (upwards) – Recua nas alterações efectuadas;
  • – Update the bill to this point – Actualiza o Trabalho com as alterações efectuadas até à linha onde se encontra o cursor;
  • – Update the bill – Actualiza o Trabalho com todas as alterações efectuadas;
  • – Show full description – Mostra a descrição completa de ambos os artigos;

Clica-se sobre a primeira linha do artigo que se pretende ignorar e usa-se o comando Ignore Addendum Item (Ignorar o artigo da Adenda). Aparece uma linha em branco na coluna do Master (Addendum) Description:

Clica-se sobre a segunda linha do trabalho, sobre o título da obra e usa-se o comando Ignore Job Item (Ignora o artigo do Trabalho). Aparece uma linha em branco na coluna Master. Na coluna Difference a informação ajusta-se automaticamente.

Como a quantidade do betão de limpeza foi alterada, clica-se no artigo e usa-se o comando Replace Job Item (Actualiza o artigo).

Para inserir o artigo Betão da classe B25 em lajes usa-se o comando Insert Addendum Item (Inserir o novo artigo da Adenda-Master).

Para remover o artigo Cofragem vertical em paredes, usa-se o comando Delete Job Item (A) (Remover o artigo do Trabalho) quando se pretende substituir o mapa de quantidades por um novo – e o comando Ignore Job Item (Ignorar o artigo do Trabalho), quando se pretende actualizar o mapa de quantidades com os erros e omissões (B)).

Para actualizar o número do artigo da Cofragem em lajes, clica-se no artigo e usa-se o comando Replace Job Item (Actualizar o artigo).

Para alterar vários artigos em simultâneo, utilizam-se os comandos Ctrl ou Shift para a múltipla selecção de linhas.

Após a selecção dos artigos que se pretendem inserir, utiliza-se o comando Insert Addendum Item – (Inserir o(s) novo(s) artigo(s) da Adenda – Master).

Após inserir o capítulo da TUBAGEM, confirma-se se a coluna Differences (Diferenças) está em branco e se na coluna Action (Acção) estão as operações efectuadas.

Para transferir todas as alterações efectuadas para o nosso Mapa de Quantidades, clica-se com o botão direito do rato e usamos o comando Update the Bill (Actualizar o Mapa de Quantidades).

Podem fazer-se actualizações parciais do trabalho efectuado. Para tal, clica-se sobre o artigo até onde se pretende enviar as alterações do trabalho e utiliza-se o comando Update the bill to this point (Actualizar o Mapa de Quantidades até este ponto).

Aparece uma mensagem a confirmar a operação e a alertar que as ligações externas serão actualizadas.

Antes de continuar, aceita-se a cópia de segurança que é sugerida pelo sistema, clicando no botão Yes

Se for necessário recuperar a cópia de segurança que foi realizada, clica-se em Main (Principal), Backup/Recover Estimate & Valuation (Backup/Recuperar Orçamentação e Produção) e depois em Quick recover Estimate & Valuation (Recuperação rápida de Orçamentação e Produção)…

… e confirma-se a operação clicando em Yes

Quando aceder ao Mapa de quantidades, este já se encontra actualizado.

NOTA: No documento Addendum merger (Integração de Adendas) existem duas funções que podem tornar o trabalho de procura de alterações mais rápido, . A função Next different description move o cursor para onde existe a próxima discrepância na descrição. A função Next difference move o cursor para onde se verificar qualquer discrepância nos artigos.