TESTEMUNHOS

A elaboração das folhas com a apresentação do breakdown de preços unitários foi efectuado em cerca de 10 minutos no CTime, após as tarefas iniciais de parametrização dos dados e afinação do modelo, tarefa que durou cerca de 30 minutos. Estima-se que a poupança de tempo na utilização do CTime terá sido de cerca de um dia de trabalho, em comparação com a repartição manual e o preenchimento de fichas individuais de cada um dos 525 preços unitários. Aliás, com agrado testemunho ainda que motivado pela alteração à última da hora do markup, o CTime permitiu o reajuste dos novos preços sem qualquer tipo de stress.

Através da utilização do CTime nos processos de consulta de subempreiteiros, conseguiu-se uma melhoria significativa nos seguintes aspetos: - Criação de pacotes de subempreitadas de forma mais simples e rápida; - Após a elaboração de uma master de contatos, o processo de envio de emails para as várias especialidades faz-se numa questão de minutos, sendo possível anexar toda a informação desejada, fazendo a respetiva diferença em cada email. - Foi possível uma organização dos emails enviados no Outlook, através de uma função presente no CTimeMS, permitindo que uma posterior verificação seja mais fácil de ser realizada. - Verificou-se um aumento de respostas aos emails enviados mesmo que esses tivessem uma resposta negativa quanto à resposta sobre o pedido de cotação. Agradeço também o apoio prestado pela equipa da Timelink sempre que surgiram erros ou dúvidas no correto funcionamento do software.

CTime (DC - Data Convertor) Na minha opinião, este novo módulo do CTime vem permitir as empresas terem permanentemente actualizada uma base de dados de rácios com uma grande variedade de opções (por tipos de obra, países, especialidade, etc). Desta forma é possível ter uma valorização rápida de uma determinada obra, e assim é possível tomar uma decisão de concorrer ou não consoante o valor expectável e optimizar a carga de trabalho existente nos departamentos comerciais / orçamentação. Também por vezes somos confrontados com a necessidade de termos de realizar estimativas de forma rápida. Com este novo módulo e com um mínimo de esforço isso é possível. Um aspecto de grande importância onde estou actualmente a trabalhar, é que ao fazer as composições de preços de uma determinada especialidade, que pode ter um grande impacto no orçamento, temos a necessidade de comparar com obras idênticas para verificar se existe alguma discrepância ou está dentro dos parâmetros considerados normais. Ao longo do tempo este módulo vai ser possível produzir uma base de dados de fácil consulta e actualização. CTimeMS (SR - Special Reports) Este módulo permitiu-nos exportar o detalhe de fichas de preços directamente para o modelo indicado pelo cliente, num espaço de tempo muito reduzido. Quero salientar que se tratava de um concurso para a Argentina em que era necessário apresentar o detalhe de preços unitários em "moeda" de origem que neste caso eram 3. Outra questão importante é que trabalhamos com meios próprios o que origina um detalhe de preços unitários com muitos recursos, tendo originado um ficheiro com dezoito mil linhas. O CTimeMS comportou-se de forma exemplar, tendo produzido o formulário pretendido. Claro com o apoio indispensável da equipa da Timelink a ajudar a configurar o modelo. Se me perguntarem quanto tempo poupei em comparação a realizar a exportação e preenchimento do formulário de forma mais tradicional, penso que seria necessário pelo menos 1 semana.

Com o programa CTimeMS a enviar os preços unitários para os mapas do cliente, a margem de erro foi reduzida virtualmente a 0 e o tempo de processamento automático foi de apenas 10m e 41s. Feito manualmente iria demorar, no mínimo 2 dias. 11.590 Linhas 6.845 preços distribuídos por 127 folhas de Excel 10 ficheiros separados. 632 preços "Incluídos + Excluídos".

Considero o CTimeSR uma ferramenta extremamente poderosa. A facilidade com que resolvemos relatórios para entrega aos nossos Clientes, aliada à rapidez [fundamental na nossa área] com que termina esses relatórios é formidável. Não esquecendo a certeza de que não produz erros na elaboração dos relatórios. Num projeto com cerca de 1000 preços unitários pouparemos cerca de trinta a quarenta horas de trabalho, ou seja, para a elaboração dos mesmos relatórios sem recurso ao CTimeSR demoraríamos cerca de uma semana de trabalho, com recurso ao CTimeSR no máximos dos máximos cerca de duas horas.

Da breve apresentação do "Candy 360 Report", fiquei realmente impressionado com as potencialidades do mesmo. A facilidade, rapidez e visualização do orçamento como um todo de forma a se poder tomar decisões de forma mais célere e eficaz e ainda a possibilidade de gravar informações de projectos anteriores que podem servir de benchmarking para validar o orçamento ou fazer uma 1ª estimativa da obra antes de avançar para o estudo, tudo numa só ferramenta e à distância de um "click", torna este sistema num instrumento a ter em consideração.

Desde já, venho agradecer a ajuda preciosa que deu na resolução de um problema que tive para criar um relatório. Relatório este que não estava a conseguir obter as respostas pretendidas, assim com a sua prontidão e da fantástica ferramenta CTimeMS o meu problema em menos de 5 minutos teve resolução imediata. Pelo pouco que vi, não tenho duvida nenhuma que é uma ferramenta que vou utilizar e explorar muitas vezes, pois tem um potencial enorme. Recomendo a quem nunca o experimentou de o fazer rapidamente, pois pode retirar informação que muitas vezes demoram horas em poucos minutos. Mais uma vez o meu muito obrigada

Desde logo, enalteço a disponibilidade da equipa da “Timelink” por todo o apoio prestado, mesmo nesta fase tão crítica que todos vivemos. Apesar de já conhecer esta aplicação há alguns anos, através de alguns colegas da área, apenas no último concurso em que estive envolvido tive a necessidade de recorrer ao CTime. O ficheiro recebido do cliente, além de ter o articulado / mapa de trabalhos e quantidades distribuído por 44 folhas do Excel, apresentava várias formatações diferentes entre si, com células ocultas de somatórios e medições parciais, tendo sido elaborado pelos várias projetistas, cada qual com a sua forma / formatação, e compilado folha a folha num ficheiro único. Saliento ainda que, os mapas de trabalhos do cliente, consolidados num único ficheiro, apresentavam cerca de 32.000 linhas e com mais de 6.650 price codes. Através da aplicação consegui obter um ficheiro do cliente consolidado em apenas 3 m 42 s, o qual, por métodos tradicionais do cut / copy and paste demoraria, na melhor das hipóteses, 1,5 dias de trabalho. Além desta celeridade, consegui ter o controlo total das colunas e quantidades importadas para o CCS, uma vez que a aplicação também fornece essa informação, através de mensagens e ficheiros txt criados pela mesma. Já na fase final, permitiu a exportação direta do CCS para o ficheiro do cliente em apenas 6 m 31 s (6.650 preços distribuídos por 44 folhas) e assim economizar mais de 2 dias de trabalho para a introdução dos preços unitários (manual) no ficheiro do cliente. Resumindo esta aplicação ajudou-me, e muito, ao simplificar processos acessórios para a preparação do orçamento e assim ter mais tempo para executar / estudar outras tarefas mais importantes da proposta. Irei, com toda a certeza, utiliza-la nesta e noutras funcionalidade que a mesma tem. Recomendo totalmente a sua utilização a todos os colegas!

Dou nota que o ficheiro em causa era “ enorme” com cerca de 5 300 preços para preencher, distribuídos por 40 folhas diferentes. Trabalhar o ficheiro, para que pudesse ser importado para o Candy com a ajuda do CTimeMS demorou menos de 1 hora e isto porque era a primeira vez que trabalhava com o programa e como não poderia deixar de ser cometi alguns erros. A transferência de preços do Candy para o Excel (do cliente) demorou 13 minutos!!!! Se tivesse que efectuar estas operações pelo métodos tradicionais teria necessitado de pelo menos um dia de trabalho para cada uma das operações ( importar + exportar).

Em relação aos 2 sub-módulos que testei e o qual fomos otimizando o seu desempenho gostaria de referir o seguinte : (BC) Bill Consolidation : Este módulo vem resolver um problema que nos vinha a afetar à algum tempo, ou seja no último dia para a entrega da proposta, teríamos que introduzir todos os preços na lista de Excel do cliente e nas suas diversas worksheets, demorando algumas horas que não possuíamos. Com a competência deste módulo, temos a meu ver dois grandes benefícios, compilação de toda a lista de preços para a sua introdução no CCS, poupando tempo e a outra grande vantagem é sem dúvida o carregamento final dos preços unitários na lista do Dono de Obra de uma forma muito rápida (praticamente automática) e fiável. Com listagens extensas poupamos muito tempo e reduzimos o erro a zero. (DT) Data Transfer : Quanto a mim este módulo é a ” joia da coroa”, vem poupar o tempo que o orçamentista não tem. Apos 2 orçamentos executados com o carregamento de subempreitadas através deste modulo, só posso dizer uma palavra, espetacular. A título de exemplo deixo alguns números expressivos. Inserção de preços pelo método tradicional: -3 propostas de cada especialidade(aguas/elétricas/Avac) com +- 1.000 preços unitários = 9.000. Tempo +- 9 horas de trabalho (1 dia) Inserção de preços pelo método Data Transfer : -3 propostas de cada especialidade(aguas/elétricas/Avac) com +- 1.000 preços unitários = 9.000. Tempo +- 1 horas de trabalho

Este é um módulo que nos vai permitir ter um snapshot de várias empreitadas de uma forma rápida e fiável. Com ele podemos rapidamente analisar rácios de empreitadas que já estudamos e utiliza-los para prever o valor de novas empreitadas em estudo. A título de exemplo, esta nova funcionalidade permite prever em alguns minutos se o preço base será suficiente. No caso das empreitadas públicas tem um interesse acrescido sabido que não é permitido ultrapassar o referido valor base do concurso. O que por experiencia própria, tem vindo a acontecer cada vez mais !!! O DC foi idealizado para poupar dias de estudo em vão, ou seja, até agora o método seria estudar a empreitada e no fim do estudo saberíamos se o valor estaria abaixo do preço base imposto. Estaríamos a utilizar recursos humanos que poderiam ser rentabilizados em outros estudos. Note-se que não é uma ferramenta que produza um orçamento final com uma lista de preços unitários, mas consegue com alguns inputs fazer uma estimativa muito aproximada do valor das grandes naturezas de trabalho e final de uma empreitada. Tenho a certeza que será bastante útil para responsáveis de um setor de orçamentos, na hora de decidir a realização de alguns estudos.

Informo que a devolução dos preços à lista do cliente decorreu com sucesso. Como tinha referido trata-se de uma Lista de Quantidades de concurso com 4536 páginas, distribuída em 15 ficheiros Excel com um total de 114 sheets – eu nunca tinha visto nada assim! A devolução dos preços unitários pelo processo convencional, para os 24 380 preços unitários, levaria aproximadamente 30horas (quase 4 dias) de trabalho manual, com agravada possibilidade de erro pela monotonia da tarefa. Com o CTimeMS este mesmo processo de devolução dos preços de venda à lista original do cliente, foi conseguido em 9minutos 44 segundos!

No seguimento de várias utilizações do módulo CTIME MS, deixo aqui o meu testemunho da maior valia da utilização deste módulo no dia-a-dia de um orçamentista. A minha utilização resumiu-se a utilização do “Bill Consolidation”, “Data Transfer” e “ Send Mail” e numa experiência de 15 anos. • Bill Consolidation (BC) Com a exigência dos Donos de Obra e das Fiscalizações em que sejam preenchidas os MQT’s fornecidos, torna-se imprescindível o preenchimento sistematizado destes ficheiros. Num processo de vários ficheiros e várias folhas, para que fosse efetuada um preenchimento rápido era necessário bastante tempo de preparação ou caso não houvesse essa preparação o processo de introdução manual poderia comprometer a entrega de um orçamento. Este tempo desperdiçado seria multiplicado pelo número de revisões aos MQT´s. Com o módulo BC, a redução de tempo é significativa. • Data Transfer (DT) Em virtude dos vários subempreiteiros, principalmente das especialidades, utilizarem sistemas próprios de orçamentação e com a necessidade de enviarem proposta para vários empreiteiros, normalmente as propostas são remetidas com ficheiro Excel próprio. Esta característica inviabiliza a utilização da importação das cotações diretamente para o Sistema Candy. Da minha experiência, uma proposta de instalações eléctricas pode demorar até 1 hora para ser introduzida nos mapas comparativos. Este tempo é reduzido para alguns minutos com o módulo DT. Este método sistematizado, também reduz a probabilidade de serem introduzidos preços incorretos. • Send Mail (SD) Com a necessidade de se efetuarem uma quantidade enorme de consultas por cada processo, torna-se necessário existir um registo mais ou menos aturado dos E-mails enviados. Com a utilização do SD, torna-se extremamente simples enviar consultas e registar as mesmas para permitir o seu controlo. O tempo de enviar da mesma consulta para 10 subempreiteiros, demora o mesmo tempo de apenas uma consulta. Em resumo todas estas funcionalidades resumem-se numa significativa redução de tempo na execução de tarefas rotineiras no processo de orçamentação.

Numa obra, houve necessidade de proceder à subdivisão de preços unitários secos e de venda em vários grupos, (Resource Group), em função da contribuição de cada recurso no preço unitário de cada Item. Esta nova funcionalidade do CTimeMS, permite-nos executar essa tarefa com uma grande eficácia e bastante poupança de tempo. De outro modo a tarefa tornava-se quase impossível. Bom Trabalho! Agradecemos o vosso empenho e rapidez na disponibilização desta nova funcionalidade.

Numa primeira análise verificamos que existiu muito empenho e profissionalismo na procura duma ferramenta que congregue dados da composição de custos directos e gastos gerais, os agregue e os complemente em tabelas e em mapas auxiliares de avaliação técnica e de análise para aperfeiçoamento do fecho técnico do estudo duma proposta de preço e prazo. Nos nossos tempos de ajustamento à economia cada vez mais global, é necessário munirmo-nos de meios e procedimentos que nos permitam visualizar valores e rácios e, de forma rápida e expedita, simular possíveis alterações ou ajustes para sucesso das propostas a apresentar. Esta é, efectivamente, uma aplicação que espelha versatilidade e objectividade numa matriz de fecho de obra. Parabéns pelo trabalho desenvolvido!

O CTime MS é uma ferramenta que recomendo vivamente visto ser muito intuitiva de usar e nos poupar muito tempo. As vertentes que mais uso nesta ferramenta são “ Bill Consolidation” que compila um Mapa de Quantidades, vindo do Dono de Obra, em várias folhas de Excel num ficheiro único já com o external link para passagem para o CCS, em segundos, necessitando apenas de uns minutos de preparação do ficheiro, enquanto que sem a ferramenta demoraria significativamente mais tempo. A outra vertente que uso é “Data Tranfer” que serve para passar a proposta do subempreiteiro para o MC do CCS, mesmo que não tenha exactamente o mesmo número de linhas ou de descrição. Esta passagem é feita em segundos, gastando apenas mais uns minutos para análise dos dados, para podermos importar o mapa comparativo para o CCS. Recomendo a todos que experimentem. Depois de experimentar vamos pensar como é que fazíamos isto sem esta ferramenta  Não coloquei tempos por ser relativo, depende do mapa que se está a analisar e da forma como o subempreiteiro envia o dele, mas num caso sem grandes “problemas” demoro cerca de 2 min com o CTimeMS quando demoraria 30 min no mínimo sem o CTime.

O CTimeBI constitui a ferramenta ideal para atender às necessidades de qualquer empresa de construção, pois gera informação financeira e não financeira para o processo de decisão, sustenta os sistemas de informação de apoio à gestão, servindo de suporte a todo o processo de gestão. O CTimeBI é também orientado para o futuro, pois diagnostica a realidade passada, alinha a estratégia com a execução, pela capacidade que tem em consolidar os resultados de todos os projetos, permitindo a tomada de decisão e implementação de ações corretivas atempadamente, apoiando no estabelecimento de objetivos e definição de planos de ação, e concebendo relatórios de acompanhamento e de apoio à decisão. É uma ferramenta que consolida informação necessária para acompanhar todo o ciclo de gestão de cada projeto ou da totalidade dos projetos, desde os objetivos até à avaliação de desempenho. Um aspeto relevante no CTimeBI é a economia de tempo em obter resultados consolidados de todos os projetos, o que se traduz num equilíbrio custo-benefício na obtenção de informação consolidada.

O CTimeMS é uma ferramenta muito importante e agiliza muito o trabalho de importação e exportação dos ficheiros em Excel para o CCS e depois para o ficheiro do Cliente. Já tive vários casos que se não fosse o CTimeMS, na importação para o CCS estaria algumas horas para o fazer e na exportação para as folhas do cliente estaria ainda mais, pois já tive ficheiros com muitos Workbooks e Worksheetes, passo a imagem com dois trabalhos importantes nesse sentido: 1º O Trabalho com mais W/S que tive foi com 183 W/S como mostra na imagem, se não tivesse esta ferramenta estaria sem duvida umas largas horas para introduzir os preços no ficheiro do cliente, o que assim consegui fazer em 3m e 80s. 2º Tive um processo com vários ficheiros em Excel, em que as folhas estavam bloqueadas e com várias configurações das colunas. Com a ajuda desta ferramenta consegui passar para o CCS em pouco mais de 30minutos. O que seria impossível de fazer sem o CTimeMS pois os ficheiros estavam bloqueados e nem davam para copiar, o cliente teria de dar a passe para desbloquear e depois nem sem como poderia fazer para passar sem CCS pois as colunas tem 3 configurações diferentes nos vários ficheiros, como se pode ver em imagem abaixo.

O modulo BC do CTimeMS simplifica bastante o nosso trabalho quer ao iniciar um orçamento com articulados mais complicados quer no fim do orçamento ao importar os valores/ preços para a folha do cliente. Permite-nos poupar muito tempo na fase de consolidação de varias sheets, porque conseguimos resolver de uma forma rápida vários possíveis problemas como descrições em várias colunas, colunas sem descrição mas com unidade e quantidade. É sem dúvida uma mais valia .

Relativamente a este concurso em África, havia diversos problemas no preenchimento dos preços de venda o que tornava o processo bastante complexo. A complexidade tinha a ver com: - O cliente exigia o preenchimento dos preços nas folhas Excel do processo de concurso; - O processo tinha sete ficheiros que era necessário condensar no CCS. Cada um destes sete ficheiros tinha diversas folhas (Sheets), na ordem das 14 a 41 folhas em cada ficheiro; - Dos sete ficheiros, cinco tinham uma estrutura de linhas e colunas semelhante e os outros dois tinham uma outra estrutura diferente; - Em cada um dos sete ficheiros havia sempre uma folha que tinha a distribuição das colunas de forma diferentes de todas as outras folhas. - Em todas as folhas o preço de venda tinha que ser apresentado com um “split” em cinco colunas. O número de preços para cotar era de sensivelmente 2.000 Em conclusão e com este cenário, se tivéssemos optado por escrever os preços manualmente no Excel, teríamos 2.000 x 5 = 10.000 preços para escrever. Estimamos que com esse método seria necessário grosso modo ocupar um técnico 7 dias x 8 horas = 56 horas, isto com uma grande possibilidade de erros na digitação dos números. Acresce a estas horas o tempo normal de preparação dos ficheiros de Excel e sua exportação para CCS que estimo um pelo menos 2 horas. Em comparação, com o método do CTime que foi usado, tivemos que gastar sensivelmente 4 horas a preparar os ficheiros e 3 minutos a fazer a exportação final do CTime para os ficheiros do Excel. Estes tempos gastos têm a ver com: - Numa primeira fase, estive via Skype com o João Custódio da Timelink a analisar o problema e a verificar a forma como estavam organizados os ficheiros Excel. (1,5 horas) - Em seguida tive que preparar o ficheiro CTime marcando as colunas alvo onde cada uma das folhas ia ser “preçada” (1,0 horas) - Estive novamente via Skype com o João Custódio a fazer os últimos acertos de preparação dos ficheiros e a exportação para o CCS (1 hora). - Após finalizar o orçamento, estive via Skype com o João Custódio a preparar a exportação, que demorou um pouco mais porque durante o processo do estudo alterou-se a filosofia de tratar os preços e verificou-se que a coluna alvo do preço unitário teria que ser alterada. Tempo de preparação = 0,5 horas. - Concluído esse trabalho iniciou-se a exportação que demorou 3 minutos. Este número de horas gastas poderá ser reduzido com a prática visto que era a primeira vez que eu estava a usar o programa o que de certa forma dificultou o processo. Em conclusão, digo que este método é bastante expedito e revelou-se muito fiável. Tem a grande vantagem de, apesar de se perder algum tempo na preparação, esta é efetuada no início do processo de orçamentação onde ainda há tempo e retira muitas horas no fim do processo, altura em que o tempo escasseia e o stress para finalizar a proposta é demasiado.

Uma maravilha! No que diz respeito a introdução do articulado, facilita em muito o trabalho, mas nada tem a ver com a introdução dos preços finais na lista do Dono de Obra, um trabalho que levo em média 1h a 1.30h levei cerca de 5 minutos incluído as atrapalhações de iniciante. Tenho a dizer tudo de muito positivo a esta sua aplicação Muito Obrigada”